PAPER!NO ® (no ! carta)

Il Sistema PAPER!NO ® (No Carta)

REGISTRAZIONI ? Sì, ma senza scrivere!
I Datori di Lavoro, i Dirigenti ed i Preposti, per dimostrare di aver ottemperato ai loro obblighi di sorveglianza, hanno necessità di documentare gli interventi di informazione e di controllo effettuati, personalmente o da altri attori della catena gerarchica.
Anche i Sistemi di Gestione (Qualità, Ambiente, Sicurezza, ecc.) richiedono ispezioni e controlli rigorosi e sistematici.
I sistemi di Contabilità Industriale devono essere continuamente alimentati dai dati tempestivi e attendibili, presi direttamente sui luoghi di lavoro (in campo).

Cosa non è PAPER!NO ®

Non è un programma gestionale, né un Software, ma uno strumento operativo che anticipa gli eventuali programmi gestionali presenti in azienda, nel senso che mette a loro disposizione i dati e le registrazioni necessarie.

Non è uno strumento rigido e non impone nulla di preimpostato: anzi permette ogni possibile personalizzazione adattabile alle specifiche esigenze e situazioni e può essere utilizzato dai vari ruoli, secondo esigenze, anche mutevoli.

Non è complicato: è pensato per essere utilizzato anche da personale operativo senza particolare esperienza informatica; è di facile uso (come la presa delle ordinazioni al ristorante).

Non è alternativo, né tantomeno in antitesi con i Sistemi di Gestione (Qualità, Ambiente, Sicurezza) eventualmente già in uso , anzi, favorisce la loro efficace attuazione, eliminandone ogni onere burocratico .

Non è in concorrenza con i servizi dei Consulenti aziendali, con i quali si ricerca ogni forma di possibile sinergia, nel rispetto dei reciproci ruoli e nella ricerca della massima soddisfazione dei Clienti.

Che cos’è PAPER!NO ® (schema funzionalità)

È uno strumento semplice, flessibile e di facile impiego destinato al personale operativo in campo, per attestare, in tempo reale, le attività svolte, senza digitazione di testi e senza carta.

È costituito essenzialmente da una App. per Smartphone Android e da apposite librerie di Checklist, che permettono di evitare sia la carta che ogni digitazione di testi.

PAPER!NO ® raggiunge diversi obiettivi:

Identificazione certa ed univoca delle operazioni e degli esecutori.
Eliminazione della carta nella pianificazione, esecuzione, raccolta e archiviazione delle registrazioni riguardanti le attività esecutivee di controllo.
Permette, per quanto necessario, di registrare, in modo univoco, incontrovertibile e immediato, l’attività o l’operazione svolta (cosa), chi l’ha decisa, chi l’ha effettuate, chi l’ha supervisionata, chi ha partecipato, quando e il luogo di esecuzione (dove) e i risultati rilevati (come).
Permette di registrare, con le stesse modalità, le attività di sorveglianza (Audit interni) e di monitoraggio circa i comportamenti sicuri dei Lavoratori.
Permette di verificare, in ogni momento (on the job) l’addestramento ricevuto dal singolo Lavoratore, nonché i controlli superati da ogni singolo mezzo o dispositivo.
Permette di contabilizzare, per quanto necessario, le ore di manodopera e le ore di impiego dei mezzi ed eventualmente l’arrivo o il consumo dei materiali.
Permette di introdurre e mantenere anche nelle PMI, senza alcun appesantimento burocratico, alcuni degli strumenti della BBS (Sicurezza basata sui comportamenti).
Permette, ove presente un Modello Organizzativo 231, di assicurare un più corretto e documentato flusso informativo verso l ’Organismo di Vigilanza interno.
Ove necessario, le registrazioni possono essere corredate da foto, videoclip e brevi registrazioni vocali.

Le registrazioni “on line” e “on the job così effettuate con PAPER!NO ® sono molto più credibili delle registrazioni cartacee e infinitamente meno onerose, sia in fase di redazione che nelle successive fasi di trasferimento, di processamento, di archiviazione, di rintracciabilità.

L’utilizzo delle Checklist garantisce l’omogeneità dei comportamenti e delle prassi prestabilite, senza l’onere della digitazione dei testi, sempre ostica per il personale operativo.

PAPER!NO ® introduce il metodo “imparare dagli errori altrui”: per questo ha raccolto e mette a disposizione una nutrita casistica di incidenti correlati a specifici comparti, alle tipiche lavorazioni e alle relative attrezzature in uso. Sono casi aziendali desunti da pubblicazioni di enti ufficiali italiani e internazionali, nonché raccolti dalle testimonianze aziendali (ovviamente mantenute nell’anonimato) nel corso di decenni di attività di consulenza.

Il Sistema integrato PAPER!NO ® ha ottenuto nel 2013 il brevetto di invenzione industriale ed ha ricevuto dalla Regione Toscana il riconoscimento come prodotto innovativo.

Valore aggiunto di “PAPER!NO”® (no ! carta):

Innanzi tutto occorre ribadire che il sistema non impone alcun percorso prefissato.
È soltanto uno strumento per facilitare le registrazioni che l’Azienda vuole o deve effettuare.
Il livello di estensione e di approfondimento delle registrazioni può essere scelto, di volta in volta, sulla base delle specifiche esigenze o delle indicazioni ricevute dalla Direzione.
Le applicazioni di seguito descritte sono solo le possibili opzioni a disposizione, che vengono attivate secondo le specifiche situazioni.
Identificazione certa e univoca di chi ha deciso e di chi ha svolto una qualsiasi operazione critica (di lavoro. di controllo, di sorveglianza)
Questo è fondamentale per la corretta distribuzione delle responsabilità lungo la catena gerarchica.
Identificazione rigorosa e incontrovertibile del giorno, dell’ora e del luogo in cui è stata fatta ogni singola operazione.
Anche questo elemento può essere fondamentale per la credibilità delle registrazioni.
Nei casi particolarmente critici l’identificazione di “chi”; “cosa”; “dove” e “quando” può essere ulteriormente documentata da set fotografici e dalla registrazione di brevi commenti vocali, in campo tramite il Smartphone.
Le registrazioni sono disponibili (e consultabili) immediatamente e direttamente, anche a grande distanza rispetto al luogo di effettuazione delle operazioni.
Si evitano i disagi nella compilazione manuale dei documenti cartacei, la difficoltà ed i possibili ritardi di trasmissione (dalla periferia alla sede), l’onere delle successive imputazioni dei dati, i possibili errori di interpretazione, le difficoltà di archiviazione, conservazione e successiva rintracciabilità dei documenti cartacei.

LE REGISTRAZIONI di “PAPER!NO”®

Le registrazioni tramite PAPER!NO®, sempre senza carta e senza scrittura di testi, possono riguardare (elenco esemplificativo e non esaustivo):

A) Avanzamento lavorazioni. Con “PAPER!NO”® per ogni commessa, o attività, è possibile tenere aggiornato, continuamente e facilmente, l’evolversi delle operazioni ed il loro stato di avanzamento. Per ogni fase di lavoro, il Sistema permette di registrare immediatamente il Responsabile dell’esecuzione, i componenti della squadra di lavoro, i mezzi impiegati, le operazioni effettuate, la data ed il luogo di esecuzione.

B) Controlli Qualità, Sicurezza e Ambiente in fase di esecuzione. Con “PAPER!NO”® la pianificazione dei controlli da effettuare (con continuità o a campione) avviene tramite appositi Piani e Check List predisposte ed eventualmente modificate (dall’utilizzatore) in funzione delle attività da svolgere. Le registrazioni dei controlli si effettuano con un semplicissimo clic su Smartphone. La camera fotografica e il GPS permettono anche la visualizzazione dell’oggetto dei controlli e l’identificazione del luogo (oltre che della data) dell’operazione.
Le eventuali Non Conformità, i trattamenti e gli esiti possono essere segnalati alla sede con semplici clic e anche con brevi registrazioni vocali.
Possono essere registrati anche eventuali (bonari) richiami verbali a fronte delle possibili inadempienze in materia di sicurezza, in modo da poter dimostrare, in caso di necessità, di aver provveduto alla sistematica sorveglianza.

C) Interventi di controllo e manutenzione programmata su mezzi, attrezzature e Dispositivi di Protezione Individuale. Il sistema fornisce l’avviso di prossima scadenza degli interventi e quindi registra l’effettiva esecuzione degli interventi stessi. Le eventuali necessità di riparazioni vengono registrate e segnalate automaticamente (via e-mail e/o via SMS) alle persone interessate.

D) Interventi di formazione, informazione e “allerta” sui rischi specifici e sulle precauzioni riguardanti la sicurezza. Con “PAPER!NO”® le registrazioni delle attività di informazione svolte sono così semplici, che l’Azienda può permettersi il “lusso di abbondare” negli interventi di sensibilizzazione nei confronti dei Collaboratori, lasciandone traccia “certa” senza alcun appesantimento burocratico.
Oltre agli interventi tradizionali di formazione e di informazione specifica sono possibili, se l’Azienda vuole, incontri (brevi e ripetuti) di sensibilizzazione e di allerta, per “rinfrescare la memoria” circa i rischi connessi alle specifiche situazioni e/o operazioni e circa le precauzioni e i divieti da rispettare.
Questa metodologia tende ad influire sul comportamento, che le statistiche e gli studi a livello nazionale e internazionale stabiliscono essere causa di oltre il 90% degli infortuni sul lavoro.
Sono previsti, quando l’Azienda desidera, incontri informativi, brevi e ripetuti (di 2-5, 10 e 30 minuti per la sicurezza in funzione degli argomenti) per “rinfrescare la memoria” e tenere “alta l’attenzione” circa i rischi connessi alle specifiche situazioni e/o operazioni e circa le precauzioni e i divieti da rispettare. Trattasi di brevi e ripetuti flash safety pre-job meeting “ad personam, ad hoc, qui e ora”. Successivamente, a discrezione del Preposto o del Dirigente, sono previste verifiche in campo sul rispetto di quanto trasmesso nella fase informativa.
Queste registrazioni sugli interventi di “allerta” e sulle successive verifiche possono rappresentare importanti evidenze oggettive circa la sorveglianza e la prevenzione effettuate e circa l’avvenuta valutazione dell’apprendimento, come richiesto dalla Normativa (e dalla Magistratura).
Anche per queste situazioni il Sistema permette di “certificare” cosa è stato detto e successivamente verificato, a chi e da parte di chi, dove e quando.

E) Valutazioni circa l’efficacia degli interventi formativi e informativi svolti nei confronti dei Lavoratori. In caso di infortunio possono essere richiede le evidenze dell’avvenuta valutazione dell’apprendimento circa le attività svolte.
Con il Sistema “PAPER!NO”® le registrazioni riguardanti i test effettuati e le osservazioni dei comportamenti “in campo” sono immediate ed è possibile lasciarne traccia “certificata”.

F) Registrazione dei richiami (scritti e verbali) per le inadempienza dei Lavoratori. Il Decreto Legislativo 231/2001 – Articolo 6. Comma 2 lettera e) richiede che, ove venga adottato un
Modello organizzativo previsto dall’Articolo 30 del Decreto 81/2008, esso deve introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure (in materia di sicurezza).
In caso di necessità la Magistratura chiede le evidenze oggettive delle sanzioni effettuate nei confronti dei Lavoratori. Con il Sistema “PAPER!NO”® le registrazioni riguardanti le sanzioni (scritte o verbali) sono così semplici, che non costituisce alcun problema (burocratico), lasciarne traccia “certificata”.

G) Imputazione delle ore. Con il Sistema “PAPER!NO”® l’imputazione delle ore di manodopera e dei mezzi alle singole operazioni avviene con il dettaglio desiderato in modo rapido, semplice e facilmente fruibile da tutti gli uffici interessati. I dati sono automaticamente esportati sui fogli di Excel impostati secondo le specifiche esigenze. Si evita qualsiasi possibilità di errore di interpretazione o di registrazione, si rendono automaticamente disponibili più informazioni utili per eventuali successive elaborazioni e statistiche.

H) Registrazione riguardanti la gestione dei materiali. Con il Sistema “PAPER!NO”® per ogni voce significativa dell’elenco dei materiali da approvvigionare, è possibile, quando serve, tenere aggiornata la situazione di quanto ordinato, consegnato e installato.

I) Registrazione riguardanti la consegna dei DPI e relativa informazione sull’uso. Con “PAPER!NO”® è possibile “certificare” (sempre senza carta) cosa è stato consegnato, a chi e da chi, dove e quando ed è possibile attestare l’informativa trasmessa.

L) Registrazione riguardanti le manutenzioni (programmate e straordinarie) dei grandi impianti industriali (“Global Service”). Con “PAPER!NO”® per ogni componente critico di una linea di processo può essere disposto uno specifico Data Base con l’identificazione delle operazioni di controllo, ispezione e manutenzione programmata (consigliate dal Fabbricante), delle frequenze e delle scadenze.
Ad ogni intervento di ispezione o di manutenzione il Sistema registra immediatamente il responsabile dell’esecuzione, i componenti della squadra di lavoro, i dati dell’apparecchio ispezionato o sottoposto a manutenzione, le operazioni effettuate, la data, l’ora ed il luogo di esecuzione.
Il Sistema trasferisce i dati al server centrale, che provvede ad aggiornare quindi il Data Base dell’impianto e dello specifico apparecchio.

M) Gestione dei Sistemi BBS (comportamenti sicuri). Con “PAPER!NO”® è possibile certificare tutti gli interventi di sensibilizzazione e di allerta per l’esecuzione consapevole delle operazioni di lavoro (Art. 36 del D.lgs. 81/2008), per il monitoraggio dei comportamenti (feedback) e per l’uso sicuro delle attrezzature (Art. 73 del D.lgs. 81/2008).

N) Sorveglianza e feedbacK Con “PAPER!NO”® è possibile effettuare registrazioni puntuali sui risultati delle attività di sorveglianza da parte dei Preposti (Art. 19 del D.lgs. 81/2008) e di feedback circa l’efficacia della formazione erogata in materia di sicurezza (numerose sentenze di Cassazione).

O) Imparare dagli errori (altrui) Con “PAPER!NO”® puoi effettuare la gestione dei “quasi incidenti” prevista dal D.lgs. 81/2008 e dalla Norma ISO 18001 che nella pratica risulta poco significativa nelle PMI, a causa della sporadicità degli eventi (situazione positiva) e della ritrosia delle maestranze a segnalare le situazioni a rischio nelle quali sono state coinvolte.

Esempi di applicazione